員工向勞工局申請勞資爭議調解，很多老闆第一個反應是緊張。其實調解的重點不在於誰比較會講，而在於誰的資料比較完整。調解進行得很快，事前把文件準備好，才能在會議上講清楚、談得下去。
調解大概會怎麼進行？
勞方向勞工工作地所在的縣市主管機關申請調解後，可以選擇由主管機關指派一位調解人，或組成 3 到 5 人的勞資爭議調解委員會。實務上多數選擇調解人，因為速度較快。
依勞資爭議處理法第 12 條，主管機關收到申請後 3 日內指派調解人，調解人應在指派之日起 7 日內開始調解，並在開始後 10 日內提出調解方案。也就是說，從收到通知到開會，往往只有一週左右的準備時間。
老闆要準備的 6 份文件
1. 勞動契約
包括聘僱時的書面契約、職務說明，以及後續薪資、職務或工時調整的紀錄。若當初沒有書面契約，至少整理出錄取通知、薪資約定等可以證明勞動條件的資料。
2. 出勤紀錄
加班費爭議幾乎都從出勤紀錄開始。依勞動基準法第 30 條，雇主應置備勞工出勤紀錄，逐日記載至分鐘為止，並保存 5 年。請一併準備加班申請或主管核准紀錄。
3. 工資清冊與薪資明細
依勞動基準法第 23 條，雇主應置備工資清冊並保存 5 年。調解時常需要逐月核對工資、加班費與各項津貼，建議先依爭議期間整理好，並自行試算一次差額。
4. 工作規則與內部規章
如果爭議涉及獎懲、考核或解僱，工作規則就是公司處理的依據。請確認版本是否為當時適用的版本，以及是否已公告讓員工知悉；30 人以上的公司，也要準備核備函。
5. 考核、輔導與溝通紀錄
特別是「不適任」而資遣的爭議，公司能不能說明清楚，關鍵在於平時的紀錄：績效考核、改善計畫、輔導面談紀錄、往來的電子郵件或訊息。紀錄越完整，越能說明公司的處理是有根據的。
6. 終止契約的相關文件
若爭議與離職有關，請準備預告或資遣通知、資遣費與預告工資的計算方式、非自願離職證明，以及依就業服務法辦理的資遣通報紀錄。
出席前的三個提醒
- 整理一張時間軸：把事件從頭到尾依日期列出，會議中最能幫助調解人快速掌握狀況。
- 先想好底線：可以接受的條件是什麼？哪些事項不能退讓？事前想清楚，比現場臨時決定好。
- 無法親自出席時：可以委任代理人出席，記得準備委任書。
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依據：勞資爭議處理法、勞資爭議調解辦法、勞動基準法第 23 條及第 30 條。本文為一般性說明，個案請依實際事實及主管機關見解判斷。